DXはワークフロー変革から。
医療法人仁友会 北彩都病院
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| User Profile |
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医療法人仁友会 北彩都病院様 |
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| 所在地 | 北海道旭川市 |
| 病床数 |
一般病棟：116床 |
| 診療科 | 泌尿器科、内科、血管外科、整形外科、人工透析内科、腎臓内科、糖尿病内科、外科、消化器内科、循環器内科、麻酔科 |
| U R L | https://kitasaito.jinyukai.jp/ |
ワークフローのデジタル化で決裁がスピードアップ
現場からの発案でkintoneを組み合わせ、業務改善を実現
医療法人仁友会 北彩都病院様ではコラボフローの活用で決裁のデジタル化・標準化を図り、コラボフローに蓄積した稟議の情報をkintoneで活用するシステムに発展させました。
コラボフローとkintoneの組み合わせがどのようなインパクトをもたらしたのか、事務部 医療情報課 三島 武政氏にお話を伺いました。
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導入前の課題 稟議書の紙運用で生じる業務非効率 |
導入後の効果 場所を選ばない承認業務により業務効率化とデータ活用を実現 |
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●稟議書の搬送に手間と時間がかかる ●稟議を誰が止めているかがわからず、決裁できない ●部門を横断した業務改善ができていない |
●稟議書の搬送で生じていたタイムラグがなくなる ●承認状況の見える化と過去データの利用で稟議の処理が効率化 ●他部門からの稟議情報の活用で非効率な業務が不要に |
■グループ組織間での稟議が非効率に
―仁友会 北彩都病院様の特徴についてお聞かせください。
三島：当院は1967年（昭和42年）に石田病院として設立されて以来、地域の医療を支えています。2005年（平成17年）に旭川駅前への全面新築移転に伴い、駅開発事業の愛称として親しまれている「北彩都あさひかわ」を病院名に組み入れました。
民間による血液浄化療法の草分け的存在で、北海道最大の透析規模を持つほか、腎・泌尿器を専門領域としています。現在は旭川市内だけでなく道北全域から患者さんが受診に来られています。
当院以外にもクリニックや介護老人保健施設、居宅介護支援事業所、訪問看護ステーション等が12拠点あり、急性期から慢性期の医療、介護・在宅に至るまで、医療・介護・在宅支援・住まいのトータルサービスを提供しています。
―貴院は様々なDXの取り組みをされていますが、どのような課題がありましたか。
三島：当グループでは当院が基幹施設となり、他の施設からの申請を決裁しています。今までは紙で運用していたため、各施設からの稟議書を1日に数回搬送する必要がありました。また稟議がどこで止まっているかわからず、業務に支障をきたしたことも少なくありません。紙の運用では限界が見えていたため、ワークフローをデジタル化したいと考えていました。さらにデータベースに蓄積した稟議書の情報を二次活用すれば、業務を大幅に効率化できるのではないかという期待もありました。
■組織に合わせて柔軟に対応できるワークフロー機能が決め手に
―課題を解決するソリューションとして、コラボフローを選択した決め手をお聞かせください。
三島：ＪＢＣＣに相談した際にコラボフローを紹介してもらいました。デモを見て試しに使ってみたところ、当グループの組織に合ったソリューションだという印象を持ちました。決裁者のうち一人でも承認すると上長に回せたり、複数人で合議ができたり、不在時に代行で決裁できたりと、柔軟にワークフローが作れるからです。また、今まで申請書をExcelで作成していたため、Excelのフォーマットを取り込むと入力フォームを自動で生成できるのも評価のポイントになりました。
―導入して1年が経過しましたが、振り返ってどのような効果がありましたか。
三島：稟議がどこで止まっているのかすぐにわかるようになっただけでなく、決裁する際に過去の類似の稟議がどのような経緯で実施されたのか、確認できるようになりました。また医療機器の購入を申請する際に、過去の申請を検索してコピーできるため、稟議書を作成する時間や探す時間が短縮できています。
さらに決裁までに2日以上かかっていたものが、早いものだと即日決裁できるようになり、決裁までの時間を大幅に短縮することができました。導入の際に今どれだけの稟議が実施されているかを棚卸して、各拠点でバラバラだったルールを見直したことも、業務効率化につながっています。
■DX基盤としてkintoneとコラボフローを連携
―三島様はkintoneのユーザー交流会「キントークＪＢＣＣ札幌」で、コラボフローとkintoneの連携についてお話いただきました。kintoneはどのような経緯で導入されたのでしょうか。
三島：コラボフローを導入する際に、最も利用されている物品購入のフローを第一弾として運用を開始しました。その際に財務の担当者から要望があったのが「物品購入の稟議情報を資産管理に連携したい」ということです。それまで財務の担当者は、物品購入の稟議が通ったタイミングで紙の稟議書を探し、内容を資産管理台帳に転記していたため、手間のかかる作業になっていました。この作業をデータ連携することで効率化できないか検討していたところ、kintoneとの連携が出来るということで、サイボウズのソリューションにも強いＪＢＣＣに相談をしました。その後ＪＢＣＣのワークショップに参加しアプリ作りを体験して「このアプリが作れるのであれば当院でやりたいことができる」とイメージできたのが選定の決め手です。kintoneをコラボフローと組み合わせて全社でDXを推進する基盤にしたいという狙いもありました。
―実際にコラボフローとkintoneでどのようなシステムを構築されたのでしょうか。
三島：コラボフローで物品導入のフローを決裁したタイミングでkintoneの資産物品管理DBに自動登録し、固定資産台帳として管理しています。またkintoneのプラグインであるPrintCreatorを使って資産ラベルを出力しています。資産ラベルに出力されているQRコードをスマホで読み込むと、資産情報が参照できるようになっています。
アプリの作成については私の方でサポートしましたが、基本的には財務課が主導で進めました。kintoneを導入して資産管理台帳への転記が不要になったほか、資産ラベルの印刷履歴を確認できるため、出力漏れがなくなりました。
―kintoneに以前から注目されていたというお話でしたが、実際に使ってみてkintoneの良さはどんな点にあるでしょうか。
三島：もともと私はシステム開発をしており、ノーコード開発ツールであるkintoneがどこまで汎用性があるのか注目していました。実際に使ってみるとブラウザーがあれば場所を選ばず使用できますし、レスポンスも速いです。柔軟にデータベースを定義できるため、運用しながら必要に応じて簡単に拡張でき、データの利活用がしやすいと思います。
―ＪＢＣＣと取引するメリットはどのような点にあるでしょうか。
三島：今回、ＪＢＣＣがコラボフローの開発元であるコラボスタイルとつないでくれて、直接やりとりできたのもスムーズな導入につながりました。当院の課題を親身になって聞いていただき、詳細の部分はそれぞれの領域のスペシャリストが回答してくれます。そのような体制がとれるというのは、営業担当者・SEの方の層が厚いからだと思います。
■デジタル化からトランスフォーメーションへのシフト
―貴院の情報システムについて今後の展望をお聞かせください。
三島：直近の取り組みでいうと、ClimberCloud（クライマークラウド）を導入し、請求書や帳簿をインボイス制度、改正電子帳簿保存法に対応する電子データとして保存する取り組みを進めています。また、コラボフローとシームレスな連携を図るため、グループウェアをオンプレミスからクラウドサービスであるGaroon（ガルーン）へ移行することを検討しています。kintoneについても資産物品管理アプリの強化と他の課での活用を進める予定です。
これまでDXを推進してきた中で感じているのは、全体のデジタル化なくしてはトランスフォーメーションが実現しないということです。1～2人で行う作業を自動化するのではなく、部門間で業務やシステムを連携し全体最適を図らなければ大きな効果は見込めません。今回のコラボフローとkintoneの導入により、デジタル化を広げつつ各部門の業務をシームレスに連携する第一歩になったと考えています。
―DXを推進する上で、ＪＢＣＣにどんなことを期待しますか。
三島：今後は課題ありきでなくてもよいので、他で取り組んでいる事例やソリューションをどんどん提案していただきたいと思っています。一見、当院には合わないと思うような取り組みでも、検討してみると意外に活用できるケースもあるからです。当院の情報収集を補うような情報をいただき、積極的に検討していきたいと考えています。
―本日は貴重なお話をありがとうございました。
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